Obowiązuje od dnia: [DATA WEJŚCIA W ŻYCIE]

I. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z Serwisu poligate.co.
2. Polityka została sporządzona zgodnie z RODO, ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz Prawem komunikacji elektronicznej.
3. Zasady dotyczące cookies i podobnych technologii zostały określone w Polityce plików cookies.
4. Zasady korzystania z Formularza kontaktowego i Newslettera określa Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną.
5. Polityka dotyczy przetwarzania danych w związku z korzystaniem z Serwisu. Jeżeli po nawiązaniu kontaktu strony podejmują negocjacje lub zawierają odrębną umowę, przetwarzanie danych w ramach takiej współpracy może podlegać odrębnym obowiązkom informacyjnym.

II. Administrator danych

1. Administratorami danych osobowych są wspólnicy spółki cywilnej prowadzący działalność pod firmą Poligate Spółka Cywilna Krystian Zgoda, Oskar Drobczyk, ul. Czyżówka 16 lok. 2A, 30-526 Kraków, NIP 6793251940, REGON 523518551.
2. W sprawach dotyczących ochrony danych można kontaktować się:
   1. e-mailem: hello@poligate.co;
   2. telefonicznie: +48 796 813 165;
   3. pisemnie na adres siedziby z dopiskiem „Dane osobowe”.
3. Administrator nie powołał inspektora ochrony danych.

III. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

1. Formularz kontaktowy

Dane mogą być przetwarzane w celu:

a) obsługi zapytania i prowadzenia korespondencji

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze zapytań i komunikacji z osobami zainteresowanymi działalnością Administratora.

Okres: do zakończenia korespondencji, nie dłużej niż przez [3 lata] od ostatniego kontaktu, chyba że dłuższe przechowywanie jest uzasadnione przepisami prawa lub koniecznością dochodzenia albo obrony roszczeń.

b) podjęcia działań przed zawarciem umowy

Jeżeli osoba fizyczna działa we własnym imieniu i zwraca się o informacje dotyczące zawarcia umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Jeżeli osoba działa jako przedstawiciel, pracownik lub współpracownik przedsiębiorcy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane osób działających w imieniu przedsiębiorcy są przetwarzane w związku z relacją B2B, gdyż komunikacja nie jest kierowana do konsumentów.

c) ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Okres: do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń.

d) wykonania obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych

Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Okres: przez okres wymagany przepisami prawa.

2. Numer telefonu

Jeżeli użytkownik dobrowolnie poda numer telefonu w Formularzu kontaktowym, numer ten może być wykorzystywany wyłącznie w celu kontaktu związanego z przesłanym zapytaniem lub prowadzonym procesem komunikacji.

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Numer telefonu nie jest na tej podstawie automatycznie wykorzystywany do prowadzenia kampanii telemarketingowych.

3. Newsletter

Dane subskrybenta są przetwarzane w celu:

1. obsługi zapisu i świadczenia usługi Newslettera;
2. przesyłania zamówionych wiadomości;
3. potwierdzenia zapisu w procedurze double opt-in;
4. wykazania faktu i treści udzielonej zgody;
5. obsługi rezygnacji i żądań użytkownika;
6. zapewnienia bezpieczeństwa oraz zapobiegania nadużyciom.

Podstawy prawne obejmują odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO oraz zgodę wymaganą na podstawie Prawa komunikacji elektronicznej w zakresie prowadzenia marketingu bezpośredniego drogą elektroniczną.

Adres e-mail może być przechowywany po rezygnacji w zakresie niezbędnym do wykazania udzielenia i cofnięcia zgody oraz zapobiegania ponownemu wysłaniu wiadomości.

Marketing bezpośredni drogą elektroniczną odbywa się wyłącznie na podstawie zgody wymaganej przez Prawo komunikacji elektronicznej.

IV. Kategorie przetwarzanych danych

1. Dane przekazane w Formularzu kontaktowym

Mogą obejmować:

• imię i nazwisko lub inne oznaczenie osoby;
• adres e-mail;
• numer telefonu – jeżeli podany;
• nazwę przedsiębiorstwa;
• stanowisko;
• treść wiadomości;
• datę i godzinę przesłania formularza;
• informacje o dokonanych wyborach i oświadczeniach.

2. Dane związane z Newsletterem

Mogą obejmować:

• adres e-mail;
• imię – jeżeli podane;
• datę i godzinę zapisu;
• datę i godzinę potwierdzenia zapisu;
• adres IP wykorzystany przy zapisie i potwierdzeniu;
• źródło zapisu;
• treść udzielonych zgód i oświadczeń;
• status subskrypcji;
• datę i sposób rezygnacji;
• informacje o dostarczeniu, otwarciu i kliknięciu w wiadomość – jeżeli funkcje te są aktywne w konfiguracji Newslettera.

3. Dane techniczne i dane dotyczące korzystania z Serwisu

W zależności od ustawień Serwisu i udzielonych zgód mogą być przetwarzane:

• adres IP;
• identyfikatory internetowe;
• informacje o przeglądarce;
• system operacyjny;
• rodzaj urządzenia;
• parametry urządzenia;
• rozdzielczość ekranu;
• język;
• przybliżona lokalizacja;
• źródło wizyty;
• parametry kampanii, w tym UTM;
• informacje o odwiedzanych podstronach;
• czas wizyty;
• zdarzenia i interakcje;
• głębokość przewijania;
• informacje o kliknięciach i innych interakcjach;
• informacje dotyczące sposobu korzystania z Serwisu.

Zakres danych zależy od rzeczywiście uruchomionych narzędzi oraz zgód udzielonych przez użytkownika.

4. Dane demograficzne i zainteresowania

Jeżeli w ramach aktywnych narzędzi analitycznych lub reklamowych dostawca tych narzędzi udostępnia Administratorowi informacje o charakterze demograficznym, lokalizacyjnym lub dotyczącym zainteresowań użytkowników, informacje te mogą być wykorzystywane wyłącznie w zakresie zgodnym z konfiguracją narzędzia, udzieloną zgodą oraz obowiązującymi przepisami prawa.

[DO POTWIERDZENIA PRZED PUBLIKACJĄ: czy rzeczywiście aktywne są raporty dotyczące wieku, płci i zainteresowań.]

V. Profilowanie

1. W ramach Serwisu mogą być wykorzystywane narzędzia analityczne, reklamowe oraz narzędzia analizy zachowania użytkowników.
2. Jeżeli użytkownik wyrazi wymaganą zgodę, narzędzia te mogą analizować sposób korzystania z Serwisu, w szczególności:
   1. odwiedzane podstrony;
   2. źródło wizyty;
   3. parametry kampanii;
   4. czas korzystania z Serwisu;
   5. zdarzenia i interakcje;
   6. głębokość przewijania;
   7. kliknięcia;
   8. sposób poruszania się po stronie;
   9. inne informacje dotyczące zachowania użytkownika dostępne w ramach danego narzędzia.
3. W zależności od konfiguracji wykorzystywane narzędzia mogą umożliwiać tworzenie profili obejmujących informacje techniczne, lokalizacyjne, behawioralne, a w zakresie oferowanym przez dostawcę również informacje demograficzne lub dotyczące zainteresowań.
4. Profilowanie może być wykorzystywane w szczególności do:
   1. analizy korzystania z Serwisu;
   2. poprawy struktury i treści Serwisu;
   3. analizy skuteczności działań marketingowych;
   4. dostosowania treści reklamowych – jeżeli odpowiednie narzędzia reklamowe są aktywne i użytkownik wyraził wymaganą zgodę.
5. Administrator nie wykorzystuje profilowania do podejmowania wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub wpływających na użytkowników w podobnie istotny sposób.
6. Administrator nie podejmuje decyzji wobec użytkowników opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych w rozumieniu art. 22 RODO.
7. Dane przekazane w Formularzu kontaktowym nie są automatycznie wykorzystywane do profilowania reklamowego ani automatycznie dodawane do listy Newslettera.

VI. Odbiorcy danych

1. Dane osobowe mogą być przekazywane:
   1. dostawcom hostingu i infrastruktury Serwisu;
   2. dostawcy platformy Framer;
   3. dostawcy MailerLite;
   4. dostawcy systemu zarządzania zgodami CookieYes;
   5. dostawcom narzędzi analitycznych;
   6. dostawcom narzędzi analizy zachowania użytkowników;
   7. dostawcom zewnętrznych treści i funkcjonalności, jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę;
   8. dostawcom poczty elektronicznej;
   9. dostawcom usług IT i wsparcia technicznego;
   10. kancelariom prawnym, biurom rachunkowym i innym podmiotom wspierającym Administratora;
   11. organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym na podstawie prawa.
2. Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora przetwarzają je na podstawie odpowiednich umów lub innych instrumentów wymaganych przez RODO.
3. Rola prawna dostawcy konkretnego narzędzia zależy od jego funkcji, konfiguracji oraz zakresu przetwarzania. Nie każdy dostawca zewnętrznego narzędzia jest automatycznie podmiotem przetwarzającym dane w rozumieniu art. 28 RODO.

VII. Dostawcy technologiczni

1. Framer

Serwis jest utrzymywany przy wykorzystaniu platformy Framer.

Framer może przetwarzać dane w zakresie niezbędnym do zapewnienia funkcjonowania, bezpieczeństwa i utrzymania Serwisu.

Administrator korzysta z płatnego planu Framer.

[DO POTWIERDZENIA: aktualny DPA oraz lista subprocesorów.]

2. MailerLite

Formularz kontaktowy oraz Newsletter są obsługiwane przy wykorzystaniu MailerLite.

MailerLite może przetwarzać dane użytkowników w zakresie niezbędnym do obsługi formularzy, zarządzania subskrypcjami oraz wysyłania wiadomości.

3. CookieYes

Administrator korzysta z CookieYes jako narzędzia zarządzania zgodami na cookies i podobne technologie.

CookieYes umożliwia rejestrowanie preferencji użytkownika oraz zarządzanie zgodami zgodnie z Polityką plików cookies.

4. Google Analytics

Administrator korzysta z Google Analytics 4 w celu analizy korzystania z Serwisu.

Narzędzie jest uruchamiane zgodnie z ustawieniami mechanizmu zarządzania zgodami.

5. Google Tag Manager

Administrator korzysta z Google Tag Manager do zarządzania tagami i skryptami wykorzystywanymi w Serwisie.

Samo wykorzystanie Google Tag Manager nie oznacza automatycznego uruchomienia wszystkich narzędzi zarządzanych za jego pośrednictwem. Tagi wymagające zgody są uruchamiane zgodnie z ustawieniami mechanizmu zarządzania zgodami.

6. Narzędzie analizy zachowania użytkowników

Administrator korzysta z:

[Microsoft Clarity / Hotjar – DO POTWIERDZENIA]

w celu analizy sposobu korzystania z Serwisu, w szczególności interakcji użytkowników, kliknięć, przewijania oraz innych zachowań dostępnych w ramach danego narzędzia.

Narzędzie jest uruchamiane wyłącznie w zakresie zgodnym z udzieloną zgodą.

7. YouTube / Vimeo

Serwis może zawierać osadzone treści wideo pochodzące z YouTube lub Vimeo.

Jeżeli załadowanie lub korzystanie z osadzonej treści powoduje przechowywanie informacji na urządzeniu użytkownika lub dostęp do takich informacji wymagający zgody, odpowiednia funkcjonalność zostaje uruchomiona dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody.

8. Google Appointment Booking

Serwis może korzystać z funkcjonalności Google umożliwiającej umawianie spotkań.

Zakres przetwarzania danych w ramach tej funkcjonalności może podlegać również zasadom prywatności Google oraz ustawieniom użytkownika.

[DO POTWIERDZENIA: czy funkcja jest osadzona bezpośrednio na stronie, czy użytkownik jest przekierowywany do Google.]

VIII. Przekazywanie danych poza EOG

1. W związku z korzystaniem z niektórych dostawców technologicznych dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
2. W przypadku przekazania danych do państwa trzeciego Administrator stosuje odpowiedni mechanizm przewidziany w rozdziale V RODO, w szczególności:
   1. decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, jeżeli ma zastosowanie;
   2. standardowe klauzule umowne;
   3. inne odpowiednie zabezpieczenia przewidziane prawem.
3. Szczegółowe informacje o transferach związanych z konkretnymi dostawcami mogą być dostępne w ich dokumentacji dotyczącej prywatności i przetwarzania danych.

IX. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje – na zasadach określonych w RODO – prawo do:

1. dostępu do danych;
2. sprostowania danych;
3. usunięcia danych;
4. ograniczenia przetwarzania;
5. przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych w RODO;
6. sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
7. sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego;
8. cofnięcia zgody w dowolnym momencie;
9. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądania można kierować na adres hello@poligate.co.

X. Logi serwera

1. W związku z zapewnieniem bezpieczeństwa i prawidłowym działaniem Serwisu mogą być przetwarzane dane techniczne zawarte w logach.
2. Mogą one obejmować w szczególności:
   1. adres IP;
   2. datę i czas zapytania;
   3. informacje o przeglądarce;
   4. system operacyjny;
   5. adres URL strony odsyłającej;
   6. informacje techniczne dotyczące połączenia.
3. Logi są wykorzystywane w szczególności do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki i administrowania Serwisem.
4. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5. Logi są przechowywane przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo zapewnienia bezpieczeństwa.

XI. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w szczególności:

1. szyfrowanie transmisji;
2. kontrolę dostępu;
3. uwierzytelnianie wieloskładnikowe – tam, gdzie jest stosowane;
4. zasady minimalizacji danych;
5. zobowiązania do poufności;
6. odpowiednie zabezpieczenia dostawców usług;
7. mechanizmy ochrony poczty elektronicznej, w tym SPF, DKIM i DMARC – w zakresie stosowanym przez Administratora.

XII. Zmiany Polityki Prywatności

1. Polityka może być aktualizowana w szczególności w związku ze zmianą prawa, sposobu działania Serwisu, wykorzystywanych narzędzi lub procesów przetwarzania danych.
2. Aktualna wersja Polityki jest dostępna w Serwisie wraz z datą jej wejścia w życie.